Als Coach kann ich auch nicht zaubern, 24 Stunden pro Tag sind nun mal die Ausgangslage für uns alle. Dennoch gibt es 5 Regeln, wie sich manches besser organisieren lässt, denn Zeitmanagement ist in erster Linie Prioritätenmanagement, indem Du Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden kannst.
- Was brennt, wird zuerst erledigt! Alles Wichtige und Dringende hat Priorität. Diese Dimension findest Du in der Matrix oben rechts. Schiebe diese Sachen nicht auf oder wie es auf Englisch schlicht heißt: „Eat the frog“.
- Was ist Dir wichtig, aber nicht dringend und kommt daher immer zu kurz? In der Matrix lila markiert ist all das, was Dich persönlich weiterbringt und zufrieden macht. Die Krux an der Sache ist nur, dass es bei uns allen meist zu kurz kommt, weil immer was anderes brennt. Da hilft nur eines: eine klare Zielsetzung und Entscheidung treffen. Was von Deinen vielen Wünschen willst Du unbedingt mittelfristig erreichen? Welche Erfahrungen/Schlüsselkompetenzen willst Du dann haben? Wer wird noch an Deiner Seite sein (Freunde, Partner…)? Aufschreiben und in der Wochenplanung mit eigenem Zeitfenster berücksichtigen!
- Manches kannst Du auch ganz weglassen oder delegieren, das betrifft die beiden unteren Felder der Eisenhower-Matrix. Wenn Dir zum Beispiel eine saubere Wohnung wichtig ist, Du aber selbst ohnehin schon zu wenig Zeit hast, warum delegierst Du das dann nicht? Wofür hast Du einen gut bezahlten Job? Kannst Du Dich beim Lebensmittel-Einkaufen mit Deinem Partner abwechseln?Und natürlich sind Facebook, Fernsehen und Co. gemeine kleine Zeitfresserchen für Privatpersonen. Doch warum lassen wir uns so gerne ablenken?
Zunächst kommen neue Reize wie etwa der Signalton für eine E-Mail oder die Meldung für ein Facebook-Like in unserem Gefühlszentrum des Gehirns (limbisches System) an. Hier kommt es zur Dopaminausschüttung („Yeah“), weil sich alles neue erstmal aufregend und gut anfühlt. Dieser „Feel good“ Effekt führt nur leider dazu, dass der präfrontale Kortex weniger aktiv wird, doch genau der ist für unsere Impulskontrolle zuständig. Also hören wir nicht auf unser schlechtes Gewissen und „datteln“ weiter.
- Gestalte mit dem Pareto-Prinzip Deinen Tag und Deine Aufgaben effizienter. Das Paretoprinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit. Bist Du stolz auf Deinen Perfektionismus? Dann wird es Zeit, Dich davon zu verabschieden, denn wer alles ins letzte Detail perfekt machen will, verliert gemäß dieses Pareto-Effekts viel Zeit. Daher ist der prüfende Blick wichtig: was ist bis ins Detail auszuführen und wo kann ich, gemäß dem Pareto-Prinzip (erstmal) mit 80 % auskommen? Die 20/80-Regel funktioniert besonders gut bei Routineaufgaben und Support-Sachen. Als Beispiel: Als Controller solltest Du natürlich bei Deinen Berechnungen gewissenhaft vorgehen. Aber Du kannst bei Deinen geschäftlichen Präsentationen erstmal einen Grobentwurf skizzieren, diesen dann abstimmen und erst danach in die Detailtiefe gehen. So machen es übrigens alle Unternehmensberater. Denn wenn Du von Anfang jedes Detail in Deine Folien mit aufnimmst, dann musst Du bei Änderungswünschen alles anpassen. Die Detailtiefe (also die letzten 20 %) kannst Du Dir also vor der ersten Abstimmung sparen.
- Achte darauf, dass Du Dich nicht zu sehr fokussierst. Es ist schon komisch, den meisten Menschen fehlt es an Fokussierung. Doch den Erfolgreichen kann es auch passieren, dass sie nur noch auf das eine Pferd setzen. Wer den Blick ausschließlich etwa auf Karriere oder Sport richtet, den wird es schneller aus der Bahn werfen, wenn genau diese Säule durch eine Krankheit, Entlassung oder einen Unfall wegbricht. Außerdem wirst Du damit unsympathisch, weil Du nur noch ein Gesprächsthema hast. Laaangweilig.
FAZIT für Deine Tages- und Wochenplanung:
- Woche im Voraus planen mit Arbeitsblöcken von je 60 bis max. 120 Minuten. Gemäß den Regeln der Eisenhower-Matrix: Priorisiere immer wieder! Sei kein Perfektionist!
- Plane Schlaf- und Pausenbedarf sowie Pufferzeiten (plus 10 %) mit ein. Takte deinen Tagesablauf, wenn möglich, nach deinem Biorhythmus und sorge für ausreichend Pausen. Du wirst nicht schneller, wenn Du ohne Pause durcharbeitest, denn Deine Fehlerquote steigt dadurch.
- Sind alle fünf Lebenssäulen im Gleichgewicht?
Zum Thema Zeitmanagement stelle ich Euch bald noch eine To Do-Liste vor, die ich sehr gut finde. Wer zu diesem Thema vertiefend weiterschmökern will, dem empfehle ich meinen geschätzten Blogger-Kollegen Martin Krengel unter http://www.studienstrategie.de/zeitmanagement. Aber denkt an die Pareto-Regel: lieber anfangen als noch fünf Bücher dazu lesen. 🙂
Foto: Matthew Kane, www.unsplash.com
Buchquelle: „Golden Rules“ von Martin Krengel, 4. Auflage, Eazybookz 2013
